大家好，我是睿齐，一个技术传播者。
话说，在一个复杂的研发系统内部内部：如果各部门采用独立信息管理系统，产品/项目成果物散布在各部门分别管理/维护，信息资产须通过部门接口人查询/访问/共享；如果各部门通过外网邮件、内网邮件、钉钉、微信、会议等多种方式沟通协作，关键信息无法集中归档，历史信息难以追溯。
在这样的情况下，有没有一种方法，可以降低沟通成本，提升协作效率，避免关键信息流失？
解决方法
采用Confluence，或其他Wiki类工具，作为协同工具，创建产品/项目级空间，汇总产品/项目信息，其系统架构如下图所示。
空间 | 说明 |
产品级 | 用于进行产品定义，并基于每产品，汇总相关信息。 具体内容包括：
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项目级 | 基于每项目，汇总相关信息、资源，并进行权限管理。 具体内容包括：
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部门级 | 部门空间仅用于说明空间逻辑，各部门可根据实际情况，选择适当方式，自行管理内部研发信息。下述定义仅作为参考和推荐：
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操作逻辑
- 定义产品，制定长期/短期规划。
- 针对产品规划，创建项目，包括但不限于研发、测试等。每个项目对应一个项目页面，汇总项目信息。
立项时明确团队成员、任务分解、各阶段交付物等。 - 项目执行阶段，更新进度，归档相关资源，汇总关键结论等，便于后续阶段使用。
- 项目完成后，交付归档成果物。
访问逻辑
对比产品/项目公共区设置前后，产品/项目资源访问方式发生了巨大变化。
- 未设置产品/项目公共区：访问人通过部门接口人，实现对资源的访问。
- 已设置产品/项目公共区：访问人通过公共区信息层级之间的索引表，自助获取相关资源，去除对于部门接口人的依赖。
实施难点
- 兼容现有系统，尊重各部门内部管理方式。
- 新工具引入，造成额外学习成本；
- 历史文件整理归档，造成额外成本；
- 磨合共建：
- 理想状态下，公共区并没有专人维护，倚赖于全体工作习惯养成。
- 过程中可能遇到各种各样的问题，需要比较长周期迭代改进完善。
- 其他可能存在的问题：内外网壁垒，造成操作难度等。
实施步骤
- 构建产品空间，制定空间使用基本规范，及项目页模板。
- 【试点】针对某部门，进行空间构建，信息迁移。
- 【试点】基于某项目，应用规范和模板，进行信息汇总。
- 完善操作指导，流程规范说明。
- 全面构建。
文档项目管理实践
文档项目概览
汇总对外交付的文档项目，给出整体进度说明。与各文档管理页面具有索引关系。
空间 | 说明 |
产品 | 文档所属产品。 |
文档 | 文档的名称。 |
开发责任人 | 文档的开发责任人。 |
交付日期 | 文档的交付日期。 |
状态 | 文档的开发状态，包括：
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阶段 | 文档的开发阶段，包括：设计、开发、评审、测试等。便于明确开发进展。 |
完成度 | 文档的完成度，以%表示。 |
风险 | 文档开发的风险评估。如存在风险，需进一步说明。 |
项目页 | 超链接，跳转至当前文档项目的管理页面，便于进一步展开，了解项目详情。 |
说明 | 每周集中填写，可包括以下内容：
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文档项目管理页面内容模板
针对对外交付的文档项目，给出管理页面内容模板。
空间 | 说明 |
标题 | 立项时间+任务名称。
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背景 | （可选）说明任务的背景信息，例如问题描述。 可关联至需求页面。 |
目标 | （可选）说明任务需要达成的目标，和预期收益。 |
变更记录 | （可选）在项目进行过程中，登记需求变更、团队成员变更、时间点变更等关键变更，和背景信息，便于全员对齐，及历史追溯信息。 |
团队 | 说明实现本任务的相关执行人员，及协作关系。 |
流程规范 | （可选）如当前任务为标准任务，已定义相关操作流程和相关规范等，则提供链接说明。 |
解决方法 | （可选）如当前任务非标准任务，无既定操作流程和相关规范，则说明任务操作流程和相关要求。 |
相关路径 | 说明当前项目相关资源路径，包括但不限于：
（或直接上传至本地） 便于查找相关项目资源。 |
任务跟踪 | 按照流程规范或解决办法定义的操作流程，跟踪项目进度，汇总关键信息。 |
结论
采用约定的信息管理方式，让公共信息Confluence，可以有效地汇总/对齐关键信息、索引相关资源，便于团队成员对齐/查询/访问/共享，解放了“接口人”的角色定位，实现“自动化”信息交流，降低沟通成本。
睿齐
技术传播从业者
品牌内容策划
自由摄影师
自由撰稿人
汪力迪
公众号：techcomm / htstory
