Excel（1）

什么是数据分析？

数据分析是指用适当的统计分析方法对收集来的大量数据进行分析，提取有用信息和形成结论而对数据加以详细研究和概括总结的过程。

重点：对业务的理解。

工具：Excel、SQL、SAS、SPSS、R、Python、Hadoop、Spark、Scala等。

路径：收集数据—数据清洗—数据探索—数据分析—结果检验–数据可视化

认识Excel

一、Excel软件简介

公式必须以=开头，否则不会进行运算。

要大范围手工输入很多公式时若要省略=：Excel—偏好设置—兼容性–转换Lotus123公式（平时不建议如此）
Excel能做什么？

数据存储—>数据处理（函数应用）—>数据分析—>数据呈现

二、Excel中一些重要概念

几种常用文件类型

XLS（2003版前）、XLSX （2007、2010版）工作簿文件
整个打开的是Excel的主程序，中间区域是工作簿，用小的放大、缩小及关闭键控制。
需要切换两张表时（可同时看到两个窗口的内容，互为镜像，修改时同时变化，便于比较）:

窗口—新建窗口–（若为两个窗口）重排窗口—垂直
关于工作簿、工作表、单元格的操作

a. 新建工作表：下方+按钮（删除/重命名工作表：在工作表标签上右键）

重要工作表的标记：在工作表标签上右键–工作表标签颜色（去掉颜色：改回无颜色）

插入多张工作表：按shift连选（点第一个、最后一个）多张工作表，再插入工作表，插入的就是多张工作表（删除多张工作表：按shift连选后右键删除）

b. 横行竖列，定位单元格。

插入空行：第四行前加一行，选中第四行行号，右键选择插入（删除整行：选中行号，右键选择删除）

插入多个空行：选择多行，右键点击插入，会在前方插入多个空行。

【列与行插入同理】

拖走某个单元格：选中单元格–把鼠标放在单元格边框线上–鼠标变为抓手–可以把单元格拉走

交换两列次序：选中一列，把鼠标放在选中的一列的边框线，鼠标变为抓手，按住shift拖拽（没按shift的话会替换）

调整行高列宽：双击行列边线会自动调整为可容纳内容的最窄的长度。

选中多列调整列宽：把多列同时调整为同一宽度。

选中多列双击行列边线：这几列的宽度都调整为刚刚能容纳内容的最窄宽度。

如何到达表格边界区域：选中一个有数据的单元格，鼠标移动到单元格边线，下边线双击到达表格最下，上边线双击到达表格最上，左、右同理。（必须是连续的数据区域，数据中间不能有空行）

三、小工具

冻结窗格（便于查看表头）

视图–冻结窗格—冻结首行（取消再点一次）

冻结前几行：选中A4单元格—拆分–冻结窗格，则前三行被冻结。（冻结当前单元格上方）

冻结A列：选中B4单元格—拆分–冻结窗格，则前三行和A列都冻结。（冻结当前点选单元格的上方和左侧）
填充柄（拖拽）

选中单元格，鼠标放于右下角，点击左键下拉。

Control键+:键：输入今天的日期。（下拉自动填充）

下拉有两种：按序列和按复制，按control键再下拉可以改变下拉的种类。

点击右键下拉：选择以何种方式填充。（例：以工作日填充）

自定义拖拽顺序：Excel—偏好设置–自定义序列—新序列–输入序列—添加。

第2行选到第900行：上方名称框显示单元格名字，在名称框写A900后回车，可到该格位置；名称框中输入2：900，回车选中整个区域。

批量填充：选中多行，输入值，Command+回车。

四、使用单元格设置工具美化表格

设置单元格格式的对话框

选中单元格（选中一个区域）—右键–设置单元格格式

表格边框线：边框–所有框线

合并多行单元格：合并后居中右侧小三角–跨越合并（选中区域按行合并）。
对齐选项卡，设置文字对齐方式。
设置边框线

选中区域后右键–设置单元格格式—边框–斜线（输入内容：一个单元格内输入一行–按alt+回车换行–靠左对齐–上一行加空格到右边）
格式刷

选中有格式的表–点击格式刷–再选中无格式的表

选中有格式的表格，双击格式刷，可任意改其他单元格，按esc退出

五、单元格数字格式

（单元格格式设置不会改变值的大小，看编辑栏）【单元格格式设置相当于化妆，本质没变】

数字格式

选中单元格–右键–设置单元格格式—数字—数值–小数位数、使用千分位分隔符

货币：钱币符号跟着数字走

会计专用：钱币符号在最左侧

日期：微软采用1900计年方式（复制粘贴日期时若变为数值，更改单元格格式—数字–日期）

自定义：类型框中最后加元字（例：192837.00元）

自定义：类型框中（；；；是隐藏的意思，yyyy/mm/dd(日期设置)，dd-mmm(英文月份简写)-yyyy，aaa（一到日），aaaa（星期一到星期日）。
数字格式-文本

Excel中数字分为两类：一类有大小多少的含义，可加减乘除；另一类没有大小和多少的含义，可左右相连。

Excel中数值有15位精确度。

身份证号：选中一列–设置单元格格式–文本格式（文本数字左上角带绿箭头且靠左对齐）

文本不能通过直接设置单元格格式直接转换。

一组数字相加为零，则可能为本文，选中后点左上角黄色三角！号–转换为数字。

一列数字不知是否有文本：在一空格中写数字1—复制该格–选中这列数字后右键—选择性复制—乘（让这列数字全部乘以1，excel强制转换文本为数值）

六、分列工具

【文本格式与常规格式可以用分列转换，其他格式也可以用分列更改】

txt文档数据复制到excel：选中A1单元格直接粘贴–选中A列–数据选项卡—分列—分隔符号（注意中文逗号和英文逗号，选对分隔符后预览选定数据中会分好列）

把文本格式的日期改为数值型：数据—分列–完成

七、查找与替换

查找与替换：编辑–查找

整个单元格都是我们要查找的内容才替换：编辑—查找—替换–单元格匹配

模糊查找：张*（星号是通配符：表示任何多个值）；张?（英文问号：表示一个字符）；原本就带问号和星号的内容，查找张_※或者张?（~让后面的字符不生效）

查找快捷键：command+F

定位快捷键：control+G

八、定位工具

通过名称框（左上角）定位单元格区域位置

A10000 回车（定位到A10000）

A9000：B10000 回车（选中A9000到B10000）

9000:10000 回车（选中9000行到10000行）

定义名称：选中区域，在名称框输入自己定义的名称（取名只能用中文或单词，如：常用区域）
定位：编辑—查找–转到—定位条件（定位就是把这一类单元格选中）

a. 批注（单元格右上角红三角）

选中单元格–右键–插入批注

选中单元格—右键–显示/隐藏批注/编辑批注

显示所有批注：审阅选项卡-显示所有批注

设置批注格式：选中单元格右键–显示批注—上方开始标签—格式–设置批注格式

b. 把有批注的单元格设置为红色填充：编辑—查找—转到—定位条件—批注—确定–更改背景填充色

c. 把有公式的单元格设置为红色填充：编辑—查找—转到—定位条件—公式—确定–更改背景填充色

d. 填充解除单元格合并后遗留的空白单元格：

选中合并的单元格–合并后居中–选中区域–编辑—查找—转到—定位条件–空值—确定—输入=按键盘向上箭头 --control+回车

批量填充单元格：选中一个区域–其中一个单元格填值—control+回车，则区域内所有单元格都为该值

e. 批量删除图片（网页数据拷到excel会带过来很多图片）：

编辑—查找—转到—定位条件—对象—确定–delete

九、排序

开始选项卡–排序和筛选

数据选项卡–排序、筛选、高级筛选

简单排序

任选排序依据的区域的一个单元格—排序和筛选—降序
多条件排序

排序和筛选–自定义排序—输入要排序的依据（后面的是次要依据，前面的是主要依据）
若只能定义一个主要关键字时，有多个条件：

先按次要关键词排序，再按主要关键词排序（倒着来）
按颜色排序

排序和筛选–自定义排序–排序依据（单元格颜色）
自定义排序（汉字升降序排序会按拼音首字母排序）

排序和筛选–自定义排序—顺序–自定义列表
工资条（利用排序插入行）

a. 最后一列添加顺序序列：0，1，2，3…… （第一行输入0，单元格右下角按住control下拉拖出顺序序列）

b. 需要插入的行最后一列添加顺序序列：1.5，2.5，3.5……（第一行输入1.5，第二行输入2.5，选中这两个单元格右下角按住control下拉拖出顺序序列）

c. 点选最后一列的任意一格–排序和筛选—升序

打印时每一页都有顶端表头

页面布局标签–页面设置–工作表–顶端标题行选中第一行

十、筛选

筛选

排序和筛选—筛选–表头下拉三角–选择筛选条件

若复制粘贴后与未筛选一样：编辑—查找—转到—定位条件—仅可见单元格–再复制粘贴
高级筛选

筛选不重复数据：数据选项卡—筛选旁边的高级–选择列表区域–选择不重复的记录

列表区域选区域快捷键：点选A1单元格–control+shift+按键盘向右向下箭头。

条件区域：在表格空白区域写上条件的表头和对应的条件。

两条件为或的关系：条件区域中两条件不在一行（两条件同行表示且）

【或关系条件区域举例】

部门发生额

财务部

＞3000
若条件区域中带公式/变量会出错，不写表头或写错表头可以。

十一、分类汇总

认识分类汇总

数据选项卡–分类汇总—分类字段（按什么分类），选定汇总项（把什么汇总），汇总方式（怎么汇总）

使用分类汇总前必须先排序，把相同值分组。

左侧按钮1、2、3用来查看分类汇总的结果。

删除分类汇总：选中数据–分类汇总—全部删除。
分类汇总嵌套

分类汇总两次，第二次分类汇总时取消勾选替换当前分类汇总。
复制分类汇总的结果区域

编辑—查找—转到—定位条件—仅可见单元格（alt+;）
使用分类汇总批量合并内容相同的单元格

先合并旁边的单元格，把合并单元格的格式粘贴过来（选择性粘贴）或者用格式刷。

先排序–数据选项卡–分类汇总–所属区域分类把所属区域汇总按计数方式–选中合并的单元格–定位条件–空值–合并单元格–数据选项卡删去分类汇总–复制合并单元格的格式选择性粘贴为格式。

十二、设置数据有效性

设置整数数据有效性

选中一列–数据选项卡–数据验证—设置–允许：整数
设置文本长度数据有效性

选中一列–数据选项卡–数据验证—设置–允许：文本长度
设置序列数据有效性

选中一列–数据选项卡–数据验证—设置—允许：序列–填写来源（英文逗号分隔开）–生产了下拉框

二级下拉框：二级关联下拉框–函数

让值无法修改：选中区域–数据选项卡–数据验证—设置—允许：自定义—公式：0

修改出错警告：数据选项卡–数据验证—出错警告–样式
数据有效性的其他设置

在不同列单元格中自动切换输入法：数据选项卡—数据验证–输入法模式

十三、数据透视表（重点）

【一种数据汇总统计工具】

流水账表：一列叫一个字段，一行叫一个记录。

创建数据透视表

a. 选中任意一个单元格—插入选项卡–数据透视表—确定

b. 在数据透视表分析中右键–数据透视表选项–经典数据透视表布局

c. 右侧数据透视表字段—字段名拖入下方对应的框中（行、列、值）
更改数据透视表汇总方式：双击左上角“计数项：求和项”–汇总方式

得到数据是怎么得来的：双击透视表中某个数据
数据透视表中的组合

将数据透视表中的日期组合为季度：点中一个日期单元格–右键—组合—按季度汇总

将数据透视表中的数值组合：点中一个数值单元格–右键—组合—起始于（0）、终止于（好除的最大值）、方式（步长）
汇总多列数据

去掉分类汇总：双击员工姓名–将分类汇总改为无

如果值字段有多个但上下排列了：可以拉第一个的名称到第二个的栏目框，就可以左右显示

修改数据透视表字段：双击表头（求和项：生产数量）—改为平均值/最大值/最小值

修改表头名称：在上方编辑框中修改

美化数据透视表样式：上方设计–选择模板
在透视表中使用计算

a. 点击透视表中任一单元格–数据透视表分析—字段、项目和集–计算字段–eg：名称：利润率、公式： =（合同金额-成本）/合同金额【字段是在下方双击选的，不是手打的】

b. 选中区域—右键–设置单元格格式—数字–百分比

c. 怎样消除错误值：数据透视表中任意位置右键–数据透视表选项—显示–勾选对于错误值，显示为：

（在数据透视表中加入公式计算一个字段，建议在表内加入）

怎样生成数量众多的工作表

建数据透视表–将需要分页显示的项目拉入筛选器和值–数据透视表分析—选项右侧小三角形–显示报表筛选页–选定要显示的报表筛选页字段—确定

要删除因此产生的数据透视表：按住shift键选中所有表–在第一个工作表中，复制空白单元格，覆盖数据表，这样就会清除所有数据透视表