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项目沟通利器之会议管理

项目中有很多很多大大小小的会议,但是时间又是十分稀缺的资源,然而在项目实施当中,经常会利用会议的形式来实现和促进项目团队沟通和交流。

项目中的所有会议都有必要按照不同的频率举行,每个会议都要有一个清晰明了的目标。不要把问题解决会议和进展会议、团队会议混在一起,因为这样的情况下,㢑很容易失控,会议将会偏离目标。

通常来说,项目中有以下几个会议:

1、项目开工会

项目开工会作为项目正式启动的一个标志性事件,可以对后续项目实施过程产生较大影响。

开工会的目的:确立项目正式开始,正式批准综合性项目计划,并在干系人之间达成共识;同时落实具体项目工作,为进入项目执行阶段作准备;建立起项目经理的权威和项目框架。

为了保证项目能够紧张有序地失去,项目启动会通过多次会议总结后才如今所有项目干系人参与,以达到短时间、高强度、群策群力完成对产品的第一次,也是最重要一次决策,实现项目高周转。

2、项目周会

项目周会,是项目经理最常见组织和参与的会议,其主要目的是总结上周工作,安排下周工作。需要成员一起面对面地感受到项目的整体状态,重要问题,下一步目标,更需要借此对项目当前重要问题达成一致,可以有小幅度地讨论,并形成下一步工作事项。

周会核心的目的有三点:总结上周工作;安排下周工作;同步项目重要信息。

3、需求评审会

需求评审会是产品经理向产品团队成员讲解需求、确认需求,方便此次需求能够在后面开发迭代计划中顺利推进的重要会议。

产品经理需要在评审会上与重要产品成员进行需求梳理,与开发、测试确认并达成共同理解,为开发工作的展开奠定基础。

需求评审会的目的:对需求达成共识;对需求进行排序;对需求细节进行确认;对需求进行不同视角的反馈,便于之后的修改。

需求评审会是讲解会,是产品经理对产品解决方案的详细说明会。但在很多产品需求评审会上,已看不到讲解,演变成了讨论。在需求评审会上,我们应该对需求进行排序、对产品待办事项进行细化。然而,大家只是在花费大量时间进行某一需求的讨论,说明这个会议主本身没有准备好。

4、决策会议

面对项目中的关键问题需要进行决策时,项目经理会发现自已的小身板可能无法承担起决策时带来的相应责任和风险。因此每当遇到重大决策,尤其是涉及成本、人力等方面的问题时,项目经理还是要通过项目决策讨论会来帮助自已达成目的。

会议的精髓在于,项目经理要事先做好相关决策的方案,在会议上向相关人员以及领导进行详细的讲解,阐明方案的厉害管理、让领导来作最终的决定。

项目决策讨论会是制约项目经理权力的会议,更是保护项目经理,让其免于事后“背黑锅”的会议。

5、复盘会

复盘的目的是通过对活动过程的完整回顾、梳理、讨论,从而形成对活动过程中的正确、错误的活动行为的本质模型认知,用逐步沉淀下来的有共识的认知模型指导下次活动过程,最终达到对活动过程的不断迭代优化。同时能积累一定的项目经验复用到其他项目的活动过程中去。

项目复盘包括:情景回顾、问题梳理、寻找解决方法、总结经验教训、为组织过程资产添砖加瓦。

通常来说,我们会在一个项目结束之后进行复盘,但问题不会等到结束之后才出现,所以我们必须以更高的频率进行复盘:可以在项目出现问题时进行复盘,以找出解决方案;可以每天进行复盘,及时梳理,防止意外发生;如果不能每天都复盘,可以选择在每周五、月末进行复盘;还可以在里程碑节点结束时复盘;敏捷项目则可以在每个迭代结束时进行复盘。


总之,复盘没有时间限制,任何你觉得有必要的时候都可以复盘。

实际上项目中的会议远不止上述几个,虽然开会是项目管理中的高频活动,但是会议一点也不简单,也是一个技术活,需要认真对待。

每个会议开之前都需要考虑以下几点:

真的要开会吗?

都邀请哪些人来参与?

会议议程有哪些,要解决什么问题?

会后如何跟进?

只有做好了充分的准备才能开好会议。

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