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1、据统计,商城上的成功85%取决于沟通;美国企业经理94%的时间用于沟通;美国联邦品保机构已将沟通能力列入质量保证成功的先决条件。
2、基本沟通模型包含5个基本状态:已发送、已收到、已理解、已认可、已转化为积极的行动。(已转化为积极的行动这是整个过程中最难的一环。)
3、项目沟通管理的各个过程,包括:规划沟通管理、管理沟通、控制沟通。
4、沟通管理计划是项目管理计划的组成部分,该计划包括如下信息:
1)通用术语表
2)干系人的沟通需求
3)需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度
4)发布信息的原因
5)发布信息及告知收悉或做出回应(如适用)的时限和频率
6)负责沟通相关信息的人员
7)负责授权保密信息发布的人员
8)将要接收信息的个人或小组
9)传递信息的技术或方法
10)为沟通活动分配的资源,包括时间和预算
11)问题升级程序,用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径
12)随项目进展,对沟通管理计划进行更新与优化的方法
13)项目信息流向图、工作流程(兼有授权顺序)、报告清单、会议计划等。
14)沟通制约因素,通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。
5、管理沟通是根据沟通管理计划、生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。(本过程主要作用是,促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。)
管理沟通的输入:沟通管理计划
管理沟通的输出:项目沟通
6、控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的需求。本过程的主要作用是,随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。
7、潜在沟通渠道的总量为n(n-1)/2,n代表干系人的数量。
8、沟通方法有交互式沟通、推式沟通、拉式沟通。
9、交互式沟通:在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对待特定话题达成共识的最有效的方法,包括会议、电话、即时通信、视频会议等。
10、推式沟通:把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方,比如电子邮件。
11、拉式沟通:用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容,比如电子在线课程、数据库、知识库。
12、应该基于下列因素来选择沟通:沟通需求、成本和时间限制、相关工具和资源的可用性,以及对相关工具和资源的熟悉程度。
13、报告绩效是指收集和发布绩效信息,包括状况报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据,进行对比分析,以便了解和沟通项目进展与绩效,并对项目结果做出预测。
14、项目干系人管理是指对项目干系人需求、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。
15、项目干系人管理的主要内容:1)项目干系人分析2)沟通管理3)问题管理
16、项目干系人管理过程:识别干系人、规划干系人管理、管理干系人、控制干系人参与。
识别干系人:识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织,并分析和记录他们的相关信息的过程。
17、项目干系人包括项目当事人和其利益受该项目影响(受益或受损)的个人和组织,还可能包括政府的有关部门、社区公众、项目用户、新闻媒体、市场中潜在的竞争对手和合作伙伴等;甚至项目班子成员的家属也应视为项目干系人。
识别项目干系人的输入:项目章程、采购文件、环境因素、组织过程资产。
识别项目干系人输出:干系人登记手册。
18、基于干系人的需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析,制定合适的管理策略。规划干系人管理是一个反复过程,应由项目经理定期开展。
19、规划干系人管理的输出:干系人管理计划。通常包括:
1)关键干系人的所需参与程度和当前参与程度
2)干系人变更的范围和影响
3)干系人之间相互关系和潜在关系
4)项目现阶段的干系人沟通需求
5)需要分发给干系人的信息
6)分发相关信息的理由,以及可能产生的影响
7)向干系人发送信息的频率和时限
8)随着项目的进展,更新和优化干系人管理计划的方法
20、管理干系人:在整个项目生命周期中,与干系人进行沟通和写作,以满足他的需求和期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。提升来自干系人的支持,并把干系人的抵制降到最低。
21、管理干系人参与包括以下活动:
1)调动干系人适时参与项目,以获得或确认他们对项目成功的持续承诺
2)通过协商和沟通管理干系人的期望,确保项目目标实现
3)处理尚未成为问题的干系人关注点,预测干系人未来可能提出的问题。需要尽早识别和讨论这些关注点,以便评估相关的项目风险。
4)澄清和解决已经识别出的问题。
22、控制干系人参与:全面监督项目干系人之间的关系,以调动干系人参与的过程。
23、干系人分类模型有:
1)权利/利益方格
2)权利/影响方格
3)影响/作用方格。
24、权利/利益方格图:
25、控制干系人参与的输出包括:
1)工作绩效信息。
2)变更请求
3)项目管理计划更新
4)项目文件更新
5)组织过程资产更新
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