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在当今数字化办公的浪潮中，Microsoft 的 SharePoint Online 始终处于不断进化的状态，持续为全球企业带来更高效、智能的协作与内容管理体验。近期，SharePoint Online 又推出了一系列令人瞩目的新功能，为企业的日常运营注入新的活力。接下来，让我们一同深入了解这些新特性。
一、智能创作助力：Copilot 创作页面
Copilot 强势入驻 SharePoint，这无疑是一大重磅更新。借助 Copilot 的生成式 AI 能力以及 Microsoft Graph 的支持，用户在创建页面时迎来了前所未有的便捷。你可以将现有的 Word、PowerPoint、PDF 以及 Loop 文档作为基础数据来源，让页面创建变得快速又轻松。
Copilot 提供了丰富的内置模板和设计思路，帮助你打造出视觉效果出色、引人入胜的页面，同时还能确保页面始终符合组织的标准规范。操作也十分简单，在 SharePoint 站点的左上角，点击 “+New” 按钮，选择 “Page with Copilot” 即可开启创作之旅。你既可以选用现成的精心设计模板，也能在顶部的开放式提示框中输入具体指令，就像玩 “Mad Libs” 游戏一样自定义提示内容。
二、Viva Connections 新闻体验升级
Microsoft 在不断优化 Viva Connections 在 Microsoft Teams 中的 Feed 体验，它采用了全新的外观设计，大大简化了新闻的展示与浏览方式。新闻内容将基于你关注的站点、频繁访问的站点、与你共事的人发布的内容以及其他热门站点进行推送，当然，所有这些都在你拥有相应访问权限的范围内。如果某条新闻设置了特定受众，新闻 Feed 会自动识别并过滤掉不相关的新闻。此外，来自组织新闻站点的重点推送新闻将始终显示在新闻 Feed 的顶部。这个新体验还具备互动性，你可以点赞新闻，也能将感兴趣的新闻保存下来以便日后查看。
值得注意的是，此更改将默认开启，适用于 Windows 桌面版 Teams、iOS/Android 版 Teams 以及网页版 Teams。不过，这个由 Microsoft 365 Copilot 支持的摘要体验最初仅在 Windows 桌面版 Teams 中可用，拥有 Microsoft 365 Copilot 许可证的用户还可额外选择生成 Copilot 新闻摘要。
三、增强的数据访问治理报告
随着 SharePoint 网站的不断扩张以及数据呈指数级增长，数据访问治理变得愈发关键。新的数据访问治理报告功能旨在帮助企业更好地控制对 SharePoint 数据的访问权限。通过这些报告，你能够发现那些可能存在过度共享或包含敏感内容的网站，进而评估并应用相应的安全与合规策略。
目前，新的过度共享基线报表仅通过 PowerShell 提供。对于不同的企业而言，过度共享的定义可能各不相同。数据访问治理将 “用户数” 作为建立基线的一个参考维度，随后跟踪潜在过度共享的关键因素，例如共享创建的链接，以及在过去 28 天内将内容共享给除外部用户以外的大型群组等情况。共享链接报表则可以通过显示用户创建最多新共享链接的网站，帮助识别过度共享的潜在来源。文件报表的敏感度标签功能，让你能够通过查找存储应用了敏感度标签的 Office 文件的网站，来把控对敏感内容的访问，确保应用了正确的策略。
四、文档处理功能拓展
（一）全新的表格工具栏
在处理文档中的表格时，用户现在拥有了一个全新的表格工具栏，它提供了更为丰富和便捷的操作选项，例如快速调整表格样式、添加或删除行列、合并与拆分单元格等，大大提升了表格编辑的效率与灵活性。
（二）PDF 编辑的注释布局与工具升级
针对 PDF 文件的编辑，SharePoint Online 新增了更强大的注释布局和工具。你可以更轻松地在 PDF 文档上添加注释、标记重点内容、绘制图形等，无论是团队协作审阅文档还是个人对文件进行标注，这些新功能都能让操作变得更加流畅和高效。
（三）OneDrive 的 OCR 功能
OneDrive 引入了 OCR（光学字符识别）功能，这对于处理扫描文档或图片中的文字信息来说是一大利好。通过 OCR 技术，系统能够识别图片或扫描件中的文字，将其转化为可编辑的文本内容，方便用户进行搜索、复制和编辑，极大地提高了对这类非结构化文档的处理能力。
五、审批工作流拓展至所有列表和库
以往，审批工作流在应用范围上存在一定限制，而现在，SharePoint Online 将审批工作流的适用范围扩展到了任意列表和库。这意味着企业在管理各种业务数据时，可以更灵活地设置审批流程，无论是文档库中的文件审批、列表中的项目审批，都能根据实际业务需求进行定制化的审批流程配置，确保业务流程的规范化与高效执行。
六、全新的 SharePoint 起始体验
SharePoint 推出了全新的起始体验，旨在为内容创作者提供更加便捷的创作环境，激励他们充分利用平台功能。这一功能目前处于预览阶段，通过收集初始反馈来进一步完善最终产品。新的起始体验界面经过精心设计，优先考虑了简洁和用户友好性，减少了操作步骤，让创建 SharePoint 站点和页面变得轻而易举。创作者可以在起始体验中心随时回访，对草稿进行完善、回顾之前的工作，还能跟踪页面的参与度指标。现在创建 SharePoint 页面变得更加简单，创作者既可以从空白页面开始创作，也能直接使用现成的模板，而无需一开始就指定目标 SharePoint 站点。这些页面会先保存在 OneDrive for Business 的 SharePoint 页面库中，待草稿完成后，创作者可以选择将其发布为个人页面，或者发布到指定的 SharePoint 站点。
此外，创作者再也不用担心找不到自己的草稿了，更新后的起始体验界面就像是一个一站式服务中心，在这里，创作者能够轻松找到并管理自己的草稿或已发布的页面，还能查看页面的浏览次数以及最近对页面进行更改的人员列表。
七、Hero Web 部件的旋转木马布局
为了让 Hero Web 部件更具吸引力，SharePoint Online 引入了旋转木马布局。该布局以幻灯片展示的形式呈现，搭配一系列新的样式，包括精美的图片、醒目的文字以及可添加的行动呼吁按钮，为用户带来更具吸引力的页面体验。
此功能于 2025 年2 月中旬面向大众全面可用，且无需管理员进行额外操作。添加 Hero Web 部件到页面或新闻文章的操作方式保持不变，这次更新允许创作者在任何部分类型中创建引人注目的旋转木马幻灯片，每个旋转木马布局最多可包含五张幻灯片，这不仅增强了用户参与度，还能突出关键内容，帮助建立页面层级结构。同时，该布局提供了三种新样式，并且支持流式视频，让页面更具吸引力。
这些新功能的推出，进一步彰显了 SharePoint Online 致力于提升用户体验、强化协作能力以及优化内容管理的决心。无论是对于追求高效办公的团队，还是注重数据安全与合规的企业，都能从这些更新中找到新的价值与机遇。不妨深入探索这些新功能，让 SharePoint Online 更好地服务于你的业务需求。
