1.数据清单的概念
具有二维表特性的电子表格在 Excel 中被称为数据清单。数据清单类似于数据库表,可以
像数据库表一样使用,其中行表示记录,列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型,为相
应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域每一列包含相同类型的数据
在执行数据库操作(如查询、排序等)时,Exel2010会自动将数据清单视作数据库表,并使用数据清单中的元素来组织数据:数据清单中的 列 是数据库表中的字段;数据清单中的列标志是
数据库表中的字段名称;数据清单中的每一行对应数据库表中的一条记录。
2.创建数据清单应遵循的规则
(1)一个数据清单最好占用一个工作表。
(2)数据清单是一片连续的数据区域,不允许出现空行和空列。
(3)每一列包含相同类型的数据。
(4)将关键数据置于清单的顶部或底部,避免将关键数据放到数据清单的左右两侧,因为这
些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。
(5)显示行和列。在修改数据清单之前,要确保隐藏的行或列已经被显示。如果清单中的
行和列未被显示,则数据有可能会被删除。
(6)使用带格式的列标。要在清单的第一行中创建列标, Excel2 2010将使用列标创建报告
并查找和组织数据。对于列标,请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或
大小写类型等。在输入列标之前,要将单元格设置为文本格式。
(7)使清单独立。在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行,在
执行排序、筛选或分类汇总等操作时,这将有利于 Excel 2010检测和选定数据清单。
(8)不要在前面或后面输入空格。单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。
