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怎么写一份成功的项目报告?

首先我们得明确什么样的项目总结算成功,其次才是这样的一份成功的项目总结里面应该包括什么内容?

现在很流行一个词,“复盘”,而写项目总结,也是复盘。但是很多人,并不知道什么才是真正的复盘。

复盘的本质,就是给自己的项目一个检视的机会,有没有完成预期的目标,效果是什么,没完成的,为什么没完成,把这些都理一遍。理一遍后,下次再做的时候,自然这次的经验教训就吸收了。

1、做项目总结的目的

做汇报之前我们要先了解总结的目的:

第一,是为了向上汇报,能够让你的领导看到你的工作进度和成果;

第二,做复盘总结,为后续的项目能够更好地完成而做的复盘;

一个不会做项目总结的项目经理,可能是一个好的“背锅侠”。

做总结的目的一个是向上管理,一个是内部工作优化,如果你只是把它当作任务敷衍了事,相当于把自己的提升和成长路堵死了。

2、怎么做项目总结

既然项目总结这么重要,那要怎么做才能写出一份让领导眼前一亮,让自己和团队也能有所收获呢?

结构化思维:

有很多人一到写总结就开薅头发,不知道从哪里开始写,不知道哪个部分更重要,找不到重点,浪费了时间也没有好的反馈;

首先是在思维上要清晰,你应该具备一定的结构化思维,对数据、问题能够进行结构分析,并利用结构化思维帮助你表达出来。

什么是结构化思维?主要是具备4个特点:结论先行、分类归纳、逻辑递进、以上统下;

但是有一点要注意,内容多的时候,要注意抓大放小,并且要做好归纳整理,解决主要问题才是最重要的。


项目总结的要点

在具备报告的基本思维和目的后,要如何形成一个报告呢?主要分6步走:

第一步,明确项目的指标和维度——即你的项目定位,在开始写你的报告前,要明确这份报告要表达的是什么?比如是成本把控的比较好,质量过硬等,突出某一个重点来,再以这个重点为基准去确定分析等维度。

第二步,拆分指标并提取,在明确目的后,就需要对这个目的进行元素的拆分,而这里最重要的就是“可量化”,否则称不上一个指标。比如用数据展示,一个功能上线后各中心、网点具体使用情况,最好有上线前后的对比。

第三步,根据对应指标进行数据分析,在我们拆分出了可量化的指标,那就是对对应的指标进行数据的分析。现在是大数据时代,什么行业和工作都离不开数据分析。在进行数据分析时,需要突出对比,在没有具体详细的数据时,也要对比效果。

怎么写一份成功的项目报告?_项目报告

第四步,暴露问题,对数据进行深入分析后,必然会暴露问题,这不是坏事,而是更好地帮我们发现潜在风险。数据是科学的,它可以感知我们平时容易被忽视的问题,这也可以体现在报告里面。

第五步,提出解决方案——下一步工作计划,暴露问题不是最终目的,解决问题才是我们的终极目标,所以PM们,发现问题时要找到这个问题的负责人,针对性地制作解决方案,为后续的工作提出优化方案。东西做出来,要有人看才有用,所以还有你的排版和美化处理,包括字体大小、排版、配图、动画,能够吸引人眼球。


关注过去,也要着眼未来

复盘和总结仅仅是一场自我满足会议或是自我检讨吗?

不是的,复盘和总结的意义是要在这个行为中获得力量或养分。

而做项目总结的真正目的和核心方法就是需要我们在整个执行和思考的过程中,时常跳出来审视自己的这个PDCA系统是否正常。

怎么写一份成功的项目报告?_项目报告_02

3、不懂复盘,再努力也是白忙一场

离开学校,我们的学习和成长,有90%都来自于书本之外,想要不被抛弃,只能时刻把握住工作的学习机会,恰巧每一次的项目复盘和总结都是一次学习机会。

善于复盘的人,他无论做什么事,不管成或不成,都会进行复盘。

每一个成功都源自于各方面都做得周到,每一个失败,也都是因为你踩了每一个不该踩的坑。


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