信息系统的核心价值之一是支持业务,而业务支持的核心是对业务流程的固化、优化和重构。在需求分析时,识别出相关的业务流程是关键任务之一。
1、业务流程识别
要有效地识别出系统应该涉及的业务流程,首先需要深入理解什么是业务流程、什么是端到端流程。
在实际的需求分析工作实践中,需要对各个业务子系统逐一进行业务流程识别。在识别过程中,通常会采用先外后内、先业务后管理的顺序进行,具体可分为以下四个步骤。
(1)识别外部引发的主、变、支流程:业务流程大多是响应外部客户、外部员工服务请求的,因此先识别它们。
(2)识别内部引发的主、变、支流程:有些服务请求是由内部员工主动发起的,诸如销售流程,还有些是在特定时间、状态下发起的,因此识别完外部的,还需要从内部补充。
(3)识别管理流程:有一部分业务流程是为了实现控制、监督、管理等意图,需要单独识别。最典型的一是用于事先预防的管理流程,二是用于事中控制的审批、规则,三是用于事后分析的报表、数据分析。 可以从业务上线类的审批控制;人、财、物、资源的管控;进度和异常的控制几个角度来思考。
(4)判断业务流程优先级:业务流程是信息系统交付的最小单元,因此对业务流程做优先级判断,有利于做出更合适的迭代计划。在评估业务流程优先级时,推荐根据它是否为主营业务、发生的频率高低来进行综合评估。
针对每个业务子系统做一次“业务流程识别”,然后整理成“业务流程列表”,放入需求规格说明书中的相应小节中,
业务流程是由一系列角色协作,以满足服务请求的闭环。如果开发的系统只存在单一用户、主要以人机交互为主的系统,那么可以跳过“业务流程识别”、“业务流程分析与优化”这两个任务,直接执行“业务场景识别”任务即可。
2、业务流程分析与优化
在标识出相关的业务流程之后,接下来的关键任务就是逐个流程进行了解与分析,绘制出流程图,并对关键流程做适度的优化。
业务流程天然可以分成三层,最宏观是组织级流程,是部门间协作关系,供决策层阅读。第二层就是部门级流程,是岗位间协作关系,供管理层阅读,业务流程分析在这个粒度上进行。第三层则是个人级流程,是一个岗位的工作步骤,应该到业务场景分析时再细化。
业务流程分析,最重要的是业务流程八要素,包括五个基本要素(分工、活动、协作、产物关系、分支),三个管理要素(审核、规则、异常)。可以分成四个步骤执行,
(1)选择流程图描述方式:根据目标读者、流程类型选择合适的流程图来描述流程分析的结果。
(2)勾勒流程主体:厘清业务流程中的分工、活动、协作、分支、产物关系五要素,搭出流程的主体框架。
(3)补充事中管控点:厘清业务流程中的异常「如绿色通道」、审批、规则「行为规则 、数据规则」。
(4)分析流程执行过程的监管需求:从管理者对流程的进度、异常等方面的管控,识别、补充一些辅助的相关需求,如进度与效率、执行异常、其他管控等。
在需求分析实践中,应该针对每个业务流程来进行分析,对必要的还可以考虑做些流程优化,然后整理成“业务流程描述”,放入需求规格说明书中的相应小节中。